Obsługa techniczna wydarzeń online

Konferencje, webinary, szkolenia, live’y

Przejmujemy opiekę techniczną nad wydarzeniami online od A do Z, tak, aby Twój w tym udział ograniczał się do niezbędnego minimum.

Czytaj dalej, bo są duże szanse, że nasza pomoc może być dla Ciebie przydatna.

IMG_4235 (2)

Zastanów się...

Czy masz odpowiednią wiedzę merytoryczną?

Wydarzenia online, niezależnie od tego, czy są to krótkie spotkania typu webinary lub warsztaty, czy też kilkudniowe konferencje, płatne lub bezpłatne, zawsze wymagają nakładów na ich przygotowanie od strony merytorycznej. Jednocześnie proporcjonalnie dużo czasu potrzeba na staranne zaplanowanie kwestii organizacyjnych, marketingowych, technicznych i komunikacyjnych wokół takiego wydarzenia. 

Czy zapewnisz odbiorcom najwyższą jakość?

Szczególnie, jeśli robisz to pierwszy raz, możesz nie być w stanie oszacować nakładu pracy, jak i czasu potrzebnego na przygotowania z odpowiednim wyprzedzeniem. Gdy zatopisz się w technicznych niuansach, może nie wystarczyć czasu do przygotowania merytorycznego spotkania, a przecież to jest najważniejsze, aby dostarczyć Twoim odbiorcom jak najwyższą jakość.

Może warto skupić się na tym, co kochasz?

Jednocześnie, jeśli masz już niemałe doświadczenie z takimi wydarzeniami, będziesz mieć świadomość, jak wiele wątków trzeba powiązać ze sobą i uwzględnić, aby przeprowadzić takie spotkanie lub serię spotkań na najwyższym poziomie. Możesz chcieć te zadania zdelegować komuś, aby skoncentrować się na tym, co kochasz najbardziej.

i tu wchodzimy my
cali na biało!

Czy wiesz...

Czy jesteś w stanie...

Czy potrafisz...

Jeśli Twoja odpowiedź na większość pytań, które Cię dotyczą, brzmi

Tak

To znaczy, że masz już niemałe doświadczenie w działalności internetowej i zapewne nieraz byłaś/byłeś uczestniczką/uczestnikiem lub prowadzącą/prowadzącym takie wydarzenie. Jeśli ta wiedza sprawia, że chcesz takie kwestie zdelegować, dowiedz się więcej o naszym doświadczeniu i kompetencjach oraz tym, co możemy Ci zaoferować.

NIE

To na pewno potrzebujesz wsparcia w organizacji swojego wydarzenia. Niejedni nasi Klienci wspominali po konferencji czy wydarzeniu, które obsługiwaliśmy, że wprawdzie rozważali samodzielne działania, ale jednak nasza opieka była bezcenna i cieszyli się, że zdali się na nas i nie musieli robić wszystkiego sami.

Dlaczego my?

Nasze doświadczenie w zakresie organizacji wydarzeń, zarówno online, jak i offline, sięga niemal do 20 lat wstecz. Jeszcze dłużej działamy w branży IT, marketingu i grafiki.

Braliśmy udział w organizacji lub organizowaliśmy od A do Z kilkadziesiąt małych i dużych konferencji tradycyjnych (od kilku do kilkudziesięciu prelegentów, 20–150 uczestników), szkoleń i warsztatów stacjonarnych. 

Jako zespół techniczny odpowiadaliśmy całościowo za przygotowanie i obsługę techniczną 3 dużych, międzynarodowych konferencji naukowych online (z czego największa na 600+ uczestników).

Wsparliśmy naszych klientów również w przygotowaniu, organizacji i przeprowadzeniu kilkudziesięciu webinarów (szkoleń na żywo) i live’ów (transmisji na żywo).

Sami również tego rodzaju przedsięwzięcia realizujemy dla naszej firmy.

Jako zespół mamy przekrojową wiedzę, doświadczenia i umiejętności pozwalające nam na pracę holistyczną i kompleksową. W naszych działaniach sięgamy do takich dziedzin jak IT, grafika, marketing, sprzedaż, psychologia i inne.

Jako cały zespół płynnie i poprawnie porozumiewamy się nie tylko po polsku, ale i po angielsku. W ograniczonym zakresie oferujemy również biegłą znajomość niemieckiego i średniozaawansowaną włoskiego.

Dlaczego warto skorzystać z naszej opieki nad Twoim wydarzeniem online?

Osoby, które skorzystały z naszych usług mówią, że czuły się bardzo dobrze zaopiekowane i wiedziały, że nie muszą się zastanawiać nad różnymi technicznymi i organizacyjnymi sprawami, bo to wszystko po prostu „działo się samo”, a my zawsze byliśmy obecni i dostępni, gotowi na każde pytanie, wyprzedzający ich działania o kilka kroków. 

Dzięki temu te osoby zyskiwały wolną głowę i mogły w całości skupić się na przekazie merytorycznym czy integracją z uczestnikami spotkania. Również uczestnicy spotkań, którymi się opiekowaliśmy, czuli się tak dobrze poinformowani, że… potem stawali się naszymi klientami, gdy sami potrzebowali obsługi technicznej swoich wydarzeń.

Jeśli Ty też chcesz tak się czuć, zapraszamy Cię pod nasze troskliwe skrzydła! 🦋

Co możemy dla Ciebie zrobić?

W skrócie: możemy przejąć od Ciebie obsługę techniczną, kwestie organizacyjne, marketingowe, rejestrację uczestników, stworzenie strony internetowej wydarzenia, strony lądowania, obsługę graficzną wydarzenia, komunikację z uczestnikami, prelegentami, jak i wiele innych aspektów związanych z Twoim eventem, niezależnie od tego, czy będzie to konferencja online, webinar, warsztaty, szkolenie, czy live/transmisja na żywo.

Zgłaszając się do nas, nawet nie musisz wiedzieć, co jest do zrobienia przy takim wydarzeniu! Wystarczy, że będziesz mieć swój pomysł. My Cię poprowadzimy za rękę od początku do końca. Doradzimy najlepsze rozwiązania i scenariusze, zarówno technicznie, jak i sprzedażowo.

Zostając naszym klientem otrzymujesz dostęp do naszej wiedzy, naszych umiejętności i naszego doświadczenia z 20+ lat pracy.

Jak przebiega współpraca nad wydarzeniem online z simplyyourself.pl?

Wypełniasz formularz, który pozwala nam zorientować się w Twoich potrzebach i zobaczyć, jak wygląda pole naszej współpracy. Sprawdzamy również, czy proponowany przez Ciebie termin jest dostępny.
Umawiamy się na wstępne spotkanie online, podczas którego się poznajemy, rozmawiamy o Twoich planach i omawiamy to, w jaki sposób możemy Ci najlepiej pomóc zrealizować Twoje cele.
Uzupełniająco przesyłamy do Ciebie szczegółowy brief, w którym prosimy Cię o uszczegółowienie potrzeb.
Na podstawie rozmowy i briefu przygotowujemy indywidualną wycenę. Jeśli tak wynika z wcześniejszej rozmowy, otrzymujesz kilka wariantów wyceny.
Po akceptacji wyceny podpisujemy umowy (w tym również umowę powierzenia danych i umowę o zachowaniu poufności) i przesyłamy fakturę (w zależności od planu płatności – na pierwszą transzę lub całość kwoty). Po jej opłaceniu zaczynamy pracę w ustalonym terminie.

Przygotowanie wydarzenia – w zależności od ustaleń i zakresu prac, przygotowanie obejmuje różne zadania po naszej, jak i po Twojej stronie. Tu wymieniamy przykładowe działania, które zazwyczaj przejmujemy.
Ustalamy harmonogram działań przygotowawczych. Przesyłamy Ci różne checklisty i wskazówki, abyś mógł/mogła dobrze przygotować siebie, Twój zespół, prelegentów i odbiorców. Tworzymy lejki sprzedażowe, rejestrację na wydarzenie, stronę wydarzenia i inne elementy marketingowe, oczywiście pamiętając przy tym o zasadach RODO. A nade wszystko konfigurujemy oprogramowanie i ustalamy z Tobą kwestie organizacyjne i scenariusze awaryjne. Przejmujemy lub nadzorujemy komunikację z zespołem organizatorów (jeśli jest więcej osób), prelegentami i uczestnikami w zakresie ustalonym z Tobą. Przeprowadzamy spotkania testowe i organizacyjne. Wspieramy w przygotowaniu odpowiedniej agendy spotkania, uwzględniającej techniczne ograniczenia i dobre praktyki (oraz różnice między spotkaniami tradycyjnymi i online). Służymy dobrą radą i opiekujemy się prelegentami, tak, aby każdy dokładnie wiedział, czego i kiedy od nich potrzebujemy, kiedy jest ich pora na testy, na prelekcję, jakich zgód musi Ci udzielić (np. na nagrywanie, na udostępnienie materiałów po konferencji itp.).

W trakcie wydarzenia – wiele zależy od tego, na co się umówimy, ilu jest uczestników i prelegentów, czy to jednorazowe krótkie spotkanie, czy kilkudniowa konferencja i czy dzieje się więcej równolegle. Po pierwsze i najważniejsze: jesteśmy dla Ciebie przez cały czas trwania wydarzenia. Jeśli jest kilkudniowe, to jesteśmy dostępni przez cały dzień, w ustalonych godzinach, jako support techniczny, zarówno dla Ciebie, jak i zespołu organizatorów, prelegentów i uczestników. W Twoim imieniu odpowiadamy na ich pytania i problemy, zgodnie z ustaleniami. Aktywnie wysyłamy do nich komunikację, pisząc o agendzie, wysyłając linki do spotkania, czy inne informacje. Jesteśmy obecni na każdym spotkaniu online – przed nim, w trakcie i po. Podczas gdy Ty się koncentrujesz na merytoryce, my koncentrujemy się na sygnałach, które mogą wskazywać na problemy techniczne u prelegentów czy uczestników i jesteśmy cały czas w gotowości, aby zareagować. Oczywiście sytuacje awaryjne to tylko część naszych działań. Dbamy o wpuszczanie uczestników do pokoju spotkań, moderację, koordynację pracy chairów i co-chairów, ustawianie aktywnego prelegenta, udostępnianie prezentacji, uruchamianie nagrywania, uruchamianie streamowania do innych platform, przydzielanie breakout roomów, obsługę tłumaczy symultanicznych (zarówno języków fonicznych, jak i migowych) czy też napisów, jak i wiele innych drobnych czynności, jakich wymaga konferencja, webinar czy transmisja na żywo. Pierwsi wchodzimy na pokład i ostatni z niego schodzimy.
Po wydarzeniu – przekazujemy Ci wszelkie potrzebne podsumowania, statystyki, listy uczestników, nagrania (dodatkowo możesz poprosić nas o prosty montaż), ale też opiekujemy się komunikacją z uczestnikami wydarzenia. Jeśli współpracujemy również marketingowo, możemy zaplanować i zrealizować wspólnie kampanię sprzedażową, czy inne akcje, jakie mają się dziać po wydarzeniu. Aktualizujemy stronę internetową wydarzenia, dodajemy do niej ustalone materiały czy nagrania wideo.

Za co cenią nas nasi klienci?

Mamy szeroką wiedzę, ale też potrafimy komunikować się „po ludzku”, bez używania trudnych zwrotów. Mamy nieograniczone pokłady cierpliwości. Nie ma dla nas rzeczy niemożliwych – lubimy myśleć rozwiązaniami, co bardzo przydaje się w sytuacjach podbramkowych, jak np. nieoczekiwane problemy techniczne.

Jesteśmy empatyczni i potrafimy wytłumaczyć w prosty sposób dowolne zagadnienia techniczne.

Ponadto biegle posługujemy się, oprócz języka polskiego, również językiem angielskim, w razie potrzeby oferujemy również komunikację po niemiecku i włosku (w ograniczonym zakresie). Dlatego też komunikacja w środowisku międzynarodowym jest dla nas naturalna.

Co mówią inni o współpracy
z nami przy wydarzeniach online?

Międzynarodową konferencja on-line
„State of the art”

Firma simplyyourself.online nie tylko zapewniła określone w procedurze przegargowej usługi, ale też wielokrotnie wychodziła z własną inicjatywą, proponując rozwiązania techniczne czy organizacyjne umożliwiające sprawny przebieg konferencji. Ponadto wykazywała się kopmpetencjami międzykulturowymi, dopasowując kody komunikacji do potrzeb prelegentów z różnych państw europejskich, a także o różnym stopniu zaawansowania technicznego. Była także wstanie uwzględnić bardzo zróżniowane wyposażenie techniczne referentów, wprowadzając nowatorskie rozwiązania gwarantujące sprawny przebieg konferencji. Firma simplyyourself.online była przygotowana na wszelkie ewentualności, oferując procedury awaryjne.

Dr Anna Paulina Orłowska
Organizator konferencji, Instytut Historii Państwowej Akademii Nauk

Międzynarodową konferencja on-line
ECHOES – European Colonial Heritage Modalities in Entangled Cities

Największymi wyzwaniem przy organizacji naszej konferencji było przeniesienie obrad z trybu stacjonarnego w tryb zdalny (z powodu restrykcji związanych z pandemią COVID-19) przy zachowaniu pierwotnie zaplanowanego terminu obrad (zgodnie z zapisami umowy grantowej). Chcieliśmy, aby obrady przebiegły sprawnie i były wartościowym wydarzeniem dla wszystkich uczestników. Jednocześnie zależało nam na jak najszerszym poinformowaniu o konferencji naukowców, kuratorów muzealnych, artystów i aktywistów zainteresowanych jej tematyką. Dzięki owocnej współpracy z simplyyourself.online sp. z o.o. wszystkie te kwestie zostały rozwiązane w sposób, który przeszedł nasze najśmielsze oczekiwania.

dr hab. Joanna Wawrzyniak
kierowniczka Centrum Badań nad Pamięcią Społeczną, Wydział Socjologii, Uniwersytet Warszawski

przeczytaj także...

Zgłoś się do nas

Jak widzisz, wydarzenie online to wiele składowych, dlatego też do każdego zlecenia opieki nad konferencją czy webinarem podchodzimy indywidualnie.

Wypełnij (niezobowiązująco) formularz zgłoszeniowy, aby zgłosić chęć współpracy i umówić się na wstępne spotkanie, po którym my przygotujemy wycenę i plan działania.

Każda osoba, która wypełni formularz zgłoszeniowy, otrzyma od nas w prezencie listę kontrolną, która pozwoli na dobre przygotowanie się do wystąpienia online.

Wypełnij formularz i otrzymaj listę kontrolną w prezencie!
Przewiń do góry

Zaopiekujemy się Twoją stroną internetową na Wordpressie

Ostatnie dni niższych cen!

Godzinna konsultacja z Asią i Miłoszem o wartości 550 zł – gratis przy zakupie opieki na rok!