Asana jest to platforma służąca do zarządzania projektami i zadaniami. Dzięki niej mamy porządek zarówno na poziomie pojedynczego projektu, jak i zarządzania zadaniami dla wszystkich naszych klientek i klientów oraz dla nas, wewnętrznie w SIMPLY.

Ważne jest dla nas również, abyś Ty, jako klientk_ka SIMPLY mógł/mogła widzieć na jeden rzut oka, jaki jest status poszczególnych zadań, jakie są terminy, wykonawcy itp. Nawet, jeśli z początku Asana przytłoczy Cię mnogością funkcji, spróbuj dać jej szansę, bo zobaczysz przy długofalowej współpracy, że będzie to z korzyścią dla wszystkich uczestniczek i uczestników projektu.

Dlaczego lubimy Asanę?

• jasny system organizacji pracy, zadań, projektów, który pozwala na dowolną granularność, dyskusje w kontekście danego zadania, ścisłą współpracę między nami a Tobą i Twoim zespołem, jednoznaczną wymianę informacji
• Asana rośnie razem z nami i Twoim projektem – jest świetna i do prostych, małych zastosowań, jak i do tych bardziej zaawansowanych
• zawsze wiesz (i my też), kto odpowiada za wykonanie danego zadania i jaki jest termin realizacji
• do każdego zadania można dodawać opisy, pliki, podzadania, a także komentarze – i to one są mocą Asany, bo pozwalają nam na wspomniane już dyskusje w kontekście zadania; przy setkach zadań, jakimi zarządzamy jednocześnie, pozwala to na łatwe przełączanie się i orientowanie w stanie realizacji zlecenia
• prosty system zatwierdzania zadań
• możliwość tworzenia i wykorzystywania dodatkowych pól w zadaniach wspiera procesy projektowe, np. w celu oznaczenia, że mamy komplet materiałów potrzebnych do wykonania danego zadania
• bardzo wygodna i przemyślana skrzynka odbiorcza z powiadomieniami, dzięki której ma się w nich zawsze porządek i niczego się nie przeoczy
• zaawansowana wyszukiwarka, filtry, różne widoki – każdemu wedle potrzeb
• dzięki możliwości dodania Ciebie (i Twojego zespołu) do naszej Asany tworzymy jeden wspólny zespół pracujący nad Twoim projektem i stajemy się równymi partnerami i partnerkami w działaniu

Garść wskazówek na początek przygody z Asaną

• Żeby dołączyć, potrzebujesz od nas zaproszenia, które zostanie wysłane z Asany na podany przez Ciebie adres e-mail.
• Po kliknięciu w link zostaniesz poproszona/-y o uzupełnienie Twoich danych. Zachęcamy do podania pełnego imienia i nazwiska, ze względu na powtarzające się imiona wśród naszych klientek i klientów. W polu Dział/Stanowisko możesz wpisać Organizację/Markę, którą reprezentujesz.
• Będzie nam miło, jeśli dodasz swoje zdjęcie – dzięki niemu wyróżnisz się i nada to od razu komunikacji ludzkiej twarzy. No i pomaga błyskawicznie rozróżniać użytkowniczki i użytkowników naszej Asany (a jest ich już prawie setka!).
• Zaproszenie otworzysz prawdopodobnie w przeglądarce. Możesz jednak też pobrać Asanę jako aplikację na komputer i telefon. Możesz ustawić harmonogram powiadomień w aplikacji tak, aby nie przeszkadzały Ci po godzinach Twojej pracy.
• Po otwarciu Asany na komputerze z lewej strony znajdziesz pasek boczny, na którym są trzy istotne zakładki: Moje zadania, Skrzynka odbiorcza oraz zakładkę z nazwą Twojego projektu w sekcji Klientki i Klienci.
• W prawym górnym rogu znajdziesz kółko ze swoimi inicjałami lub zdjęciem. Pod tym kółkiem znajdziesz możliwość konfiguracji Asany pod Twoje potrzeby.
• W zakładce Moje zadania będą pojawiać się zadania przypisane do Ciebie. Zazwyczaj będą to kwestie związane z przygotowaniem potrzebnych materiałów lub zatwierdzeniem zadań. Te same zadania znajdziesz bezpośrednio w projekcie. To po prostu inny widok.
• W zakładce Skrzynka odbiorcza pojawiać się będą wszelkie powiadomienia, w szczególności te o nowych komentarzach. Zachęcamy Cię do prostego workflow: po wejściu na powiadomienie i ewentualnym podjęciu akcji (np. odpowiedzi na komentarz) najedź na to powiadomienie – wyświetlą się w prawym górnym rogu trzy ikonki. Po najechaniu na ikonę pudełka możesz zarchiwizować to powiadomienie. Dzięki temu na liście pozostaną tylko te, które wymagają jeszcze Twojej uwagi. Zarchiwizowane powiadomienia znajdziesz u góry w zakładce Archiwum.
• W zakładce z nazwą Twojego projektu dzieje się cała magia. U góry są zakładki z różnymi widokami. Dla Ciebie istotne będą przede wszystkim Lista – z listą zadań, harmonogramem, sekcjami, Przegląd – ogólne informacje o projekcie, Wiadomości – czasem w tym miejscu dodajemy podsumowania ze spotkań i ustaleń z Tobą i Twoim zespołem.
• Jeśli chcesz dodać jakieś zadanie dla nas, wystarczy, że klikniesz na dodaj zadanie w widoku Lista, lub w pustą przestrzeń pod listą zadań. Prosimy o krótkie i konkretne polecenia oraz rozwijanie ich w opisie zadania. W miarę możliwości przypisz zadanie do odpowiedniej osoby z zespołu. Jeśli nie wiesz, do kogo przypisać, wybierz Asię lub Miłosza, którzy zarządzą zadaniem dalej. Określ datę, w jakiej chcesz, aby zadanie zostało wykonane. Jeśli nie będzie to z naszej strony możliwe, to damy Ci znać w komentarzu do zadania.
• Jeśli pracujemy wspólnie nad Twoją stroną internetową lub sklepem, w widoku Listy znajdziesz prawdopodobnie w przebiegu współpracy kilkadziesiąt i więcej zadań. Nie przerażaj się tym, wszystko będziemy ogarniać po kawałku i starać. się jasno komunikować z Tobą, jak wszystko działa i czego potrzebujemy.
• Zachęcamy Cię do komunikacji z nami przez zadania. Nie obawiaj się pisać nam o swoich potrzebach. Prosimy jedynie o rozdzielanie wątków i faktycznie tworzenia jednego zadania na jeden temat.
• Obsługa Asany na telefonie jest nieco mniej wygodna, ale do szybkiej reakcji czy wrzucenia zadania się przydaje.